プライバシーポリシー

バーチャル在席ボード（以下「本サービス」といいます。）の運営者（以下「運営者」といいます。）は、本サービスにおいて取り扱う利用者に関する情報を適切に管理するため、本プライバシーポリシーを定めます。

第1条　運営者情報およびお問い合わせ窓口

本サービスの運営者に関する氏名または名称、住所その他法令上本人の知り得る状態に置くことが必要な事項については、本人または正当な権限を有する方から求めがあった場合、本人確認その他必要な確認を行った上で、法令に従い遅滞なく回答します。

お問い合わせ、個人情報に関する請求、苦情その他のご連絡は、本サービスのお問い合わせフォームからお願いいたします。

第2条　取得する情報

本サービスでは、サービス提供および運営に必要な範囲で、次の情報を取得または保存することがあります。

1. アカウント情報：会社コード、ログインID、氏名・表示名、部署、利用権限、パスワードを保護して保存するためのハッシュ情報等
2. 在席・座席情報：出勤、在席、休憩、外出、出張、在宅、4S、退勤その他のステータス、座席、座席予約、チェックイン、更新日時等
3. 予定情報：有給、半休、休み、出張、在宅、4S、自由記入その他の予定、期間、繰り返し設定、メモ等
4. プロフィール・個人設定：プロフィール画像またはプリセットアイコン、自動退勤設定、通知設定、表示テーマ、個人リマインダー、天気表示設定、利用者が設定した地域名・市区町村名・郵便番号等
5. 会社・管理情報：会社ワークスペース設定、部署、座席配置、カスタムステータス、招待情報、管理者による設定変更等
6. 利用・セキュリティ情報：アクセス日時、IPアドレス、ブラウザ・端末・OSに関する情報、操作履歴、認証・エラー・不正利用対策に必要なログ等
7. お問い合わせ情報：氏名、返信先メールアドレス、問い合わせ種別、会社コード（任意）、件名、本文、対応状況、運営者の対応メモ等

第3条　利用目的

1. 本サービスの提供、本人確認、認証およびアカウント管理
2. 同一会社ワークスペース内での在席状況、座席、予定等の共有
3. 座席予約、QRチェックイン、自動退勤、通知、リマインダー等の機能提供
4. 利用者が設定した地域に応じた天気情報の表示
5. お問い合わせへの対応および本人からの開示等の請求への対応
6. 障害対応、保守、不正アクセス・不正利用の防止および調査
7. 利用状況の分析、本サービスの品質・機能改善
8. 法令、本利用規約その他本サービスのルールに違反する行為への対応
9. その他、取得時に明示した目的

第4条　会社ワークスペース内での情報共有

本サービスは、会社・組織内で在席状況、座席、予定等を共有することを目的としています。そのため、氏名、部署、プロフィール画像、在席ステータス、座席、予定等が、同一会社ワークスペースに所属する利用者または管理者に表示される場合があります。

会社ごとのデータは組織IDにより分離し、別会社の利用者から参照できないようアクセス制御を行います。

第5条　パスワード・招待情報等

本サービスは、利用者のパスワードを平文のまま保存せず、復元を目的としないハッシュ方式で保護して保存します。招待URLおよびパスワード再設定URL等に使用する秘密情報についても、不正利用を防ぐため照合用ハッシュや暗号化等の方法により保護します。

利用者は、パスワード、招待URL、QRコード、パスワード再設定URL等を第三者へ不用意に共有しないでください。

第6条　プロフィール画像

利用者が登録したプロフィール画像は、同一会社ワークスペース内のオフィスマップ、メンバー一覧、TV・全画面表示等に表示される場合があります。利用者は、自ら使用する権利を有する画像のみを登録してください。

第7条　個人リマインダーおよび通知

個人リマインダーは原則として登録した本人のみが利用する情報として取り扱います。ブラウザ通知を有効にした場合、利用者の端末またはブラウザの通知機能を利用してリマインダー等を表示することがあります。

第8条　地域・天気予報

利用者が天気表示を有効にした場合、利用者が入力した地域名、市区町村名または郵便番号等を、天気情報取得のためWeatherAPI.comへ送信する場合があります。本サービスは、天気情報取得を目的として氏名、会社コード、ログインID、パスワード等をWeatherAPI.comへ送信することを意図していません。

天気情報は参考情報です。防災、安全、生命・身体等に関する判断には、気象庁その他の公的機関が発表する情報をご確認ください。

第9条　お問い合わせ情報の取扱い

お問い合わせフォームから送信された情報は、会社ワークスペースの管理者・オーナー・一般利用者には表示されません。問い合わせデータは、サービス運営者専用の認証済み運営管理画面からのみ閲覧・対応できる構成としています。

氏名、返信先メールアドレス、会社コード、件名、本文、運営対応メモ等はアプリケーション側で暗号化してPostgreSQLへ保存します。不正送信対策のため、送信元IPアドレスから生成したハッシュ値を保存する場合がありますが、お問い合わせデータとして生のIPアドレスを保存することを目的としていません。

第10条　Cookie等

本サービスは、ログイン状態の維持、セキュリティ確保、利用者設定の保持、アクセス解析、広告配信等のためCookieその他これに類する技術を利用することがあります。ブラウザでCookieを無効にした場合、本サービスの一部機能を利用できない場合があります。

第11条　Google Analytics

本サービスでは、利用状況の把握およびサービス改善のためGoogle Analytics 4を利用します。Google AnalyticsはCookie等を利用してページ閲覧等の利用状況を計測する場合があります。

本サービスは、会社名、氏名、ログインID、パスワード、招待トークン、パスワード再設定トークン等をGoogle Analyticsへ送信することを目的として利用しません。また、秘密情報を含む可能性があるクエリパラメータ付きURLでは、Google Analyticsタグを読み込まない構成としています。

第12条　Google AdSense

本サイトではGoogle AdSenseを利用する場合があります。Googleおよび第三者配信事業者は、広告配信や効果測定のためCookie等を使用する場合があります。広告に関する情報の取扱いについてはGoogleが定めるポリシーおよび広告設定をご確認ください。

第13条　第三者提供および業務委託

運営者は、本人の同意がある場合または法令により認められる場合を除き、個人データを第三者へ提供しません。サービス提供に必要な範囲で外部事業者へ取扱いを委託する場合は、委託先を適切に選定し、必要な監督を行います。

本サービスでは、アクセス解析、広告配信、天気情報取得等のため、Google Analytics、Google AdSense、WeatherAPI.com等の外部サービスを利用する場合があります。各事業者による情報の取扱いには、それぞれのプライバシーポリシー等が適用されます。

第14条　安全管理措置

運営者は、個人情報の漏えい、滅失、毀損、不正アクセス等を防止するため、必要かつ適切な安全管理措置を講じます。本サービスでは、HTTPSによる通信保護、認証情報の保護、権限管理、会社ワークスペースごとのデータ分離、PostgreSQLのRow Level Security（RLS）、バックアップ、アクセス制限、セキュリティログ等による調査体制を採用しています。

安全管理措置の詳細について、セキュリティ上公開することが適切でない内容を除き、本人から求めがあった場合は法令に従い必要な範囲で回答します。

第15条　保存期間および削除

取得した情報は、本サービスの提供、問い合わせ対応、障害対応、不正利用防止、法令上の義務その他本ポリシーに定める利用目的に必要な期間保存します。保存の必要がなくなった情報については、法令上保存が必要な場合その他正当な理由がある場合を除き、適切な方法で削除または利用できない状態にします。

第16条　開示・訂正・利用停止・削除等

本人は、個人情報保護法その他の法令に基づき、運営者が保有する本人の個人データについて、利用目的の通知、開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去、第三者提供の停止その他法令上認められる請求を行うことができます。

請求を希望する場合は、お問い合わせフォームから「個人情報・開示等」を選択してご連絡ください。内容に応じ、本人確認に必要な情報の提示をお願いする場合があります。

第17条　漏えい等への対応

個人情報の漏えい等が発生し、またはそのおそれが判明した場合、運営者は状況を調査し、被害拡大防止、原因究明、再発防止その他必要な措置を講じます。法令上、関係機関への報告または本人への通知が必要な場合は、法令に従って対応します。

第18条　本ポリシーの変更

運営者は、法令の改正、本サービスの機能変更、外部サービスの変更その他必要に応じて本ポリシーを変更することがあります。重要な変更を行う場合は、本サービス上での表示その他合理的な方法により周知します。

第19条　お問い合わせ

個人情報の取扱い、開示等の請求、苦情、運営者情報の確認その他のお問い合わせは、お問い合わせフォームからご連絡ください。