在席管理システムの導入方法

1. 会社ワークスペースを作る

NARABI Officeでは、会社・チーム名と管理者のログイン情報を設定して会社ワークスペースを作成します。会社コードが発行され、以後はその会社単位でメンバー・座席・設定が管理されます。

2. メンバーを招待する

管理者は招待URLまたはQRコードを発行し、社内で利用しているチャット等を使って共有できます。会社検索から自由参加する方式ではないため、招待された人を会社ワークスペースへ追加する運用です。

3. 状態を決める

最初は使う状態を絞り込みます。NARABI Office標準の在席、休憩、外出、出張、在宅、4S、退勤等から、会社に必要なものを中心に運用します。独自状態が必要な場合は管理者がカスタムステータスを追加できます。

4. 座席と予約ルールを決める

フリーアドレスの場合は座席を配置し、事前予約を使うか、当日選択だけにするかを決めます。予約を使う場合は、未チェックインの予約を何分後に自動解放するかも運用に合わせて設定します。

5. 退勤忘れを減らす

毎日の在席管理で起こりやすいのが退勤忘れです。NARABI Officeではユーザーごとに自動退勤の曜日と時刻を設定できます。強制的な共通時刻ではなく、勤務パターンに合わせて利用者単位で設定できます。

6. 1部署で試してから広げる

導入初日から細かいルールを増やすより、1部署で数日試し、「どの状態が必要だったか」「更新し忘れる場面はどこか」を確認してから全体へ広げる方が運用を整理しやすくなります。